Bij het aannemen van expat chauffeurs in Nederland moet je rekening houden met verschillende wettelijke verplichtingen. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het naleven van zowel de Nederlandse als Europese regelgeving rondom grensoverschrijdende tewerkstelling in de transportsector. Dit betekent dat je moet zorgen voor de juiste werkvergunningen, verblijfsdocumenten, erkenning van rijbewijzen en beroepskwalificaties, passende arbeidsvoorwaarden volgens CAO, en geschikte huisvesting. Het niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot forse boetes en reputatieschade voor je bedrijf.
Wat zijn de wettelijke verplichtingen bij het aannemen van expat chauffeurs?
Als werkgever moet je allereerst voldoen aan de basisverplichtingen die gelden voor het aannemen van buitenlandse chauffeurs. Voor EU-burgers geldt het vrije verkeer van werknemers, wat betekent dat zij zonder werkvergunning in Nederland mogen werken. Wel moeten zij zich registreren in de Basisregistratie Personen (BRP) als ze langer dan vier maanden in Nederland verblijven.
Voor chauffeurs uit niet-EU-landen gelden strengere regels, maar die vallen buiten de scope van dit artikel aangezien Eastmen zich specifiek richt op professionals uit EU-landen. De Europese Detacheringsrichtlijn en de Wet Arbeidsvoorwaarden Gedetacheerde Werknemers in de Europese Unie (WagwEU) zijn belangrijke wettelijke kaders die bepalen aan welke voorwaarden je moet voldoen.
Daarnaast is de Wet Allocatie Arbeidskrachten door Intermediairs (WAADI) van toepassing als je werkt met uitzendbureaus of andere intermediairs. Deze wet stelt eisen aan de registratieplicht en informatieverplichtingen voor uitzendorganisaties.
Welke documenten zijn vereist voor het legaal tewerkstellen van buitenlandse chauffeurs?
Voor het legaal tewerkstellen van buitenlandse chauffeurs heb je verschillende documenten nodig. Allereerst moet je zorgen dat je chauffeur een geldig identiteitsbewijs heeft. Voor EU-burgers volstaat een identiteitskaart of paspoort.
Daarnaast zijn de volgende documenten belangrijk:
- Een geldig rijbewijs met de juiste categorieën (C, CE)
- Code 95 (verplichte nascholing voor beroepschauffeurs)
- A1-verklaring bij gedetacheerde werknemers (bewijst sociale zekerheidspositie)
- BSN-nummer (dit regelen wij bij Eastmen voor onze chauffeurs)
- Digitale bestuurderskaart voor de tachograaf
- Gezondheidsverklaring/medische keuring
Als werkgever ben je verplicht om kopieën van deze documenten in je administratie te bewaren. Let wel op de privacywetgeving (AVG) bij het verwerken van deze persoonsgegevens.
Hoe zorg je voor naleving van de arbeidsvoorwaarden voor expat chauffeurs?
De kern van de wettelijke verplichtingen ligt bij het naleven van de juiste arbeidsvoorwaarden. Volgens de WagwEU moeten buitenlandse chauffeurs minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden krijgen als hun Nederlandse collega’s. Dit betekent concreet:
Je moet het minimumloon betalen volgens de geldende cao Transport en Logistiek. Hierbij horen ook toeslagen voor overwerk, onregelmatige uren en feestdagen. Bij Eastmen zorgen we voor wekelijkse salarisuitbetaling via een Nederlands arbeidscontract.
De rij- en rusttijden volgens het Arbeidstijdenbesluit vervoer moeten strikt worden nageleefd. Dit betekent maximaal 9 uur rijden per dag (twee keer per week uit te breiden naar 10 uur), een wekelijkse rijtijd van maximaal 56 uur en een tweewekelijkse rijtijd van maximaal 90 uur.
Ook moet je de minimale vakantiedagen en verlofregelingen respecteren zoals die in de cao staan. Het is belangrijk om alle arbeidsvoorwaarden goed vast te leggen in het arbeidscontract.
Wat zijn de specifieke verplichtingen rond huisvesting en transport?
Als werkgever van expat chauffeurs heb je ook verplichtingen rondom huisvesting en transport. De huisvesting moet voldoen aan de kwaliteitsnormen zoals vastgelegd in het SNF-keurmerk (Stichting Normering Flexwonen). Dit betekent dat de woonruimte veilig, schoon en niet overbevolkt mag zijn.
De belangrijkste eisen voor huisvesting zijn:
- Minimaal 10m² leefruimte per persoon
- Maximaal 2 personen per slaapkamer
- Voldoende sanitaire voorzieningen (minimaal 1 toilet en douche per 8 personen)
- Voldoen aan brandveiligheidseisen (rookmelders, blusmiddelen, vluchtroutes)
Bij Eastmen regelen we accommodatie voor onze chauffeurs, waarbij we zorgen dat ze een eigen kamer hebben. Ook stellen we een auto met tankkaart beschikbaar (tegen een eigen bijdrage, ook voor privégebruik), zodat ze makkelijk van en naar hun werk kunnen.
Welke risico’s loop je bij het niet naleven van de wetgeving?
Het niet naleven van de wettelijke verplichtingen bij het aannemen van buitenlandse chauffeurs kan leiden tot forse boetes en andere sancties. De Inspectie SZW (voorheen Arbeidsinspectie) controleert regelmatig of werkgevers zich aan de regels houden.
Mogelijke consequenties bij niet-naleving zijn:
- Boetes die kunnen oplopen tot €12.000 per werknemer bij onderbetaling
- Naheffingen voor niet-afgedragen belastingen en premies
- Stillegging van werkzaamheden bij ernstige overtredingen
- Uitsluiting van aanbestedingen bij overheidsprojecten
- Reputatieschade die moeilijk te herstellen is
Daarnaast is er het risico op claims van werknemers als blijkt dat je niet aan je verplichtingen hebt voldaan. Dit kan leiden tot langdurige juridische procedures en extra kosten.
Belangrijkste aandachtspunten voor werkgevers die expat chauffeurs aannemen
Om succesvol en legaal met expat chauffeurs te werken, raden we de volgende aandachtspunten aan:
- Zorg voor een goede administratie van alle documenten en controleer de geldigheid regelmatig
- Houd de wet- en regelgeving bij, want deze verandert regelmatig
- Investeer in duidelijke communicatie, rekening houdend met mogelijke taalbarrières
- Besteed bijzondere aandacht aan de naleving van rij- en rusttijden
- Zorg voor een correcte loonadministratie volgens de cao-voorschriften
- Controleer regelmatig of de huisvesting nog voldoet aan de vereisten
Bij Eastmen hebben we jarenlange ervaring met internationale tewerkstelling en zorgen we voor een compleet pakket aan diensten. We regelen niet alleen het Nederlandse arbeidscontract, wekelijkse salarisuitbetaling en gratis accommodatie, maar ook een auto met tankkaart, BSN-afspraak, zorgverzekering en administratieve ondersteuning. Bovendien bieden we een gratis loyaliteitsprogramma waarmee chauffeurs spaarpunten kunnen verdienen voor cadeaus.
