BSN-nummer voor buitenlandse werknemers: wat je als werkgever moet weten
Een Burgerservicenummer (BSN) is voor iedere buitenlandse werknemer in Nederland onmisbaar. Zonder BSN kan een medewerker niet legaal werken, geen salaris ontvangen en geen belasting betalen. Je kunt je werknemer simpelweg niet op de loonlijst zetten zonder dit nummer.
De aanvraag verloopt via de gemeente waar de werknemer gaat wonen, of – bij tijdelijk verblijf – via een RNI-loket (Registratie Niet-Ingezetenen). Afhankelijk van de gemeente duurt dit meestal enkele dagen tot een week.
Waarom heeft een buitenlandse werknemer een BSN-nummer nodig?
Het BSN is de toegangspoort tot het Nederlandse arbeidsproces. Zonder BSN kan je geen salaris uitbetalen, want elke loonbetaling moet aan een BSN gekoppeld zijn. Dit is wettelijk verplicht voor iedereen die in Nederland werkt, ongeacht nationaliteit of verblijfsduur.
Als werkgever gebruik je het BSN van je werknemer voor:
-
Loonbelastingafdracht aan de Belastingdienst.
-
Aanmelding bij sociale verzekeringen (WW, WIA, pensioenfonds).
-
Registratie bij de verplichte zorgverzekering vanaf de eerste werkdag.
Het BSN is daarnaast nodig voor zaken buiten het werk, zoals het openen van een Nederlandse bankrekening, aanvragen van DigiD of inschrijving bij een huisarts.
Wat is een BSN-nummer precies?
Het BSN (Burgerservicenummer) is een uniek, 9-cijferig identificatienummer dat wordt uitgegeven bij inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP). Het nummer blijft levenslang hetzelfde, ook als iemand tijdelijk uit Nederland vertrekt.
Je vindt het BSN terug op officiële documenten zoals het gemeentelijke uittreksel, loonstroken en identiteitsbewijzen.
Documenten voor de BSN-aanvraag
Voor EU-burgers is de lijst met benodigde documenten meestal:
-
Geldig paspoort of identiteitskaart.
-
Arbeidscontract of werkgeversverklaring.
-
Bewijs van woonadres in Nederland (huurcontract, verklaring van verhuurder of adres van tijdelijke huisvesting).
Let erop dat documenten recent (max. 3 maanden oud) en origineel zijn. Documenten in andere talen dan Nederlands of Engels kunnen een beëdigde vertaling vereisen.
Het aanvraagproces bij de gemeente
-
Afspraak maken – Online via de gemeente waar de werknemer gaat wonen. In grote steden kunnen wachttijden oplopen tot enkele weken.
-
Controle van documenten – Tijdens de afspraak (15-30 minuten) controleert de gemeente alle gegevens.
-
Registratie en ontvangst BSN – Vaak ontvangt de werknemer het BSN direct, anders per post binnen enkele dagen.
Bij tijdelijk verblijf zonder vast adres kan registratie plaatsvinden bij een van de 19 RNI-loketten. Het adres van jou als werkgever kan dan als correspondentieadres worden gebruikt.
Veelvoorkomende uitdagingen
-
Geen vast woonadres – Zorg voor een huurcontract of tijdelijke huisvesting met officieel adres.
-
Taalbarrières – Laat iemand meegaan die Nederlands spreekt of regel een tolk.
-
Lange wachttijden – Overweeg een afspraak in een kleinere gemeente of gebruik een RNI-loket.
Hoe wij werkgevers helpen
Wij regelen het volledige BSN-aanvraagproces voor jouw werknemers:
-
Afspraak maken bij gemeente of RNI-loket.
-
Controleren van alle documenten.
-
Begeleiden van de werknemer tijdens de afspraak.
-
Verzorgen van vertalingen indien nodig.
Met onze ervaring weten we precies wat gemeenten vragen en zorgen we dat je medewerker snel inzetbaar is.
