Als je een buitenlandse werknemer aanneemt, zijn er verschillende documenten nodig, afhankelijk van zijn of haar nationaliteit. Werknemers uit de EU hebben minimaal een geldig paspoort of identiteitskaart nodig, moeten zich inschrijven bij de gemeente voor een BSN-nummer en hebben een Nederlands arbeidscontract nodig. Voor werknemers van buiten de EU gelden strengere regels, waaronder het aanvragen van een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA), waarbij jij als werkgever een belangrijke rol speelt.
Daarnaast moet iedere werknemer die in Nederland werkt ook praktische zaken regelen, zoals het afsluiten van een zorgverzekering en het openen van een Nederlandse bankrekening. Eastmen helpt standaard bij het aanvragen van het BSN en het openen van een bankrekening.
Waarom is het belangrijk om de juiste papieren te hebben?
Het beschikken over de juiste documenten is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook noodzakelijk om legaal te kunnen werken en wonen in Nederland. Zonder deze papieren kan een werknemer geen salaris ontvangen, geen bankrekening openen en geen zorgverzekering afsluiten.
Werkgevers zijn wettelijk verplicht om te controleren of hun werknemers de juiste documenten hebben – anders riskeren ze hoge boetes. Als alles goed geregeld is, kan je werknemer direct aan de slag en voorkom je vertragingen of juridische problemen.
Welke documenten heb je nodig als EU-burger om in Nederland te werken?
Voor werknemers uit de EU is het proces relatief eenvoudig, dankzij het vrije verkeer van personen binnen de EU. Zij hebben een geldig paspoort of identiteitskaart nodig (die minimaal twee maanden geldig is na aankomst in Nederland).
Na aankomst moeten ze zich inschrijven bij één van de 19 speciaal aangewezen gemeenten om een BSN-nummer te verkrijgen. Voor deze registratie is alleen het identiteitsbewijs nodig. Het BSN wordt direct verstrekt tijdens de afspraak.
Afhankelijk van het beroep kan het nodig zijn om diploma’s of certificaten te tonen, maar voor de meeste technische functies is aantoonbare werkervaring vaak voldoende. Het arbeidscontract wordt uiteraard door jou geregeld.
Wat moet je regelen als niet-EU burger voor werk in Nederland?
Voor een werknemer van buiten de EU is de procedure uitgebreider. Er is een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) nodig. Die moet jij als werkgever aanvragen bij de IND. Je moet daarbij aantonen dat er geen geschikte kandidaten beschikbaar zijn binnen de EU.
Daarnaast is soms een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV) nodig – een visum dat wordt aangevraagd bij de Nederlandse ambassade in het land van herkomst. De aanvraagprocedure kan enkele weken tot maanden duren, dus begin op tijd.
Afhankelijk van de functie of het opleidingsniveau zijn er verschillende soorten vergunningen mogelijk, zoals kennismigranten of seizoensarbeid. Jij speelt als werkgever een centrale rol in dit proces en moet vaak ook garant staan voor de werknemer.
Hoe vraag je een BSN-nummer aan en waarom is dit zo belangrijk?
Het BSN (Burgerservicenummer) is essentieel voor elke werknemer in Nederland. Zonder BSN kan iemand geen salaris ontvangen, geen bankrekening openen, geen zorgverzekering afsluiten en geen belastingen afdragen.
Een werknemer vraagt het BSN aan door zich in te schrijven bij één van de 19 aangewezen gemeenten. Hiervoor is een geldig paspoort of identiteitskaart nodig. Als de persoon al eerder in Nederland heeft gewerkt, kan het BSN soms nog hergebruikt worden – in dat geval is een oud loonstrookje of document van de Belastingdienst handig om mee te nemen.
De aanvraag is gratis en het nummer wordt direct verstrekt tijdens de afspraak. Eastmen maakt deze afspraak voor alle nieuwe werknemers en helpt hen bij het hele proces.
Welke praktische zaken moet een buitenlandse werknemer nog regelen?
Naast het BSN zijn er nog een aantal belangrijke zaken die geregeld moeten worden om in Nederland te kunnen wonen en werken:
| Wat te regelen | Wanneer | Waarom belangrijk |
|---|---|---|
| Zorgverzekering | Binnen 4 maanden | Wettelijk verplicht, boete bij te laat afsluiten |
| Bankrekening | Zo snel mogelijk | Nodig voor salaris en betalingen |
| DigiD aanvragen | Na ontvangen BSN | Voor online zaken met overheid |
| Huisarts registratie | Direct na aankomst | Voor medische zorg |
Een zorgverzekering is verplicht voor iedereen die werkt in Nederland en moet binnen vier maanden afgesloten worden – maar liever meteen. Onze werknemers kunnen kiezen om een zorgverzekering via ons te laten afsluiten. Een Nederlandse bankrekening is nodig voor salarisbetaling en dagelijkse uitgaven. Daar helpen wij ook mee indien nodig. Voor technisch personeel dat tijdelijk in Nederland werkt, bieden sommige banken speciale expat-rekeningen aan.
Daarnaast is het slim voor een werknemer om zo snel mogelijk te laten registreren bij een huisarts, want veel praktijken hebben een wachtlijst. Ook raden we onze werknemers aan om een DigiD aan te vragen zodra het BSN is ontvangen, zodat online overheidszaken geregeld kunnen worden.
Hoe kan professionele ondersteuning een buitenlandse werknemer helpen bij het werken in Nederland?
Het regelen van alle documenten en praktische zaken kan overweldigend zijn, vooral als je de Nederlandse taal niet spreekt. Professionele hulp van een gespecialiseerd bureau kan het proces aanzienlijk vereenvoudigen. Wij kennen alle procedures, hebben ervaring met internationale werknemers en kunnen ze begeleiden bij elke stap.
Een goed bureau regelt niet alleen hun arbeidscontract, maar helpt ook met het maken van afspraken voor hun BSN-nummer, kan bemiddelen bij het afsluiten van een zorgverzekering, en biedt ondersteuning bij het vinden van huisvesting. Ze kunnen documenten in hun eigen taal verstrekken en zorgen dat ze volledig begrijpen wat je tekenen.
Bij Eastmen hebben we jarenlange ervaring met het begeleiden van Europese vakmensen die in Nederland komen werken. We regelen alles van A tot Z: van je Nederlandse arbeidscontract en wekelijkse salarisuitbetaling tot gratis accommodatie en een auto met tankkaart. Onze coordinators maken een BSN-afspraak voor je en we kunnen zelfs je zorgverzekering regelen. Met onze “Service zonder grenzen” aanpak en persoonlijke begeleiding maken we de stap naar werken in Nederland zo makkelijk mogelijk. Wil je meer weten over hoe we jou kunnen helpen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
